"We hebben toch een beheerder, die regelt dat wel?" Het is een zin die we vaak horen. En voor een groot deel klopt het: een beheerder neemt veel werk uit handen. Maar een beheerder is geen bestuur. Wie dat verschil kent, voorkomt misverstanden, discussies in de ALV en vervelende verrassingen. In dit artikel leest u wie in de VvE wat beslist, wat u wel en niet uitbesteedt en wat u vastlegt in de afspraken met uw beheerder.
Drie rollen in de VvE
Elke VvE heeft volgens de wet twee organen: de vergadering van eigenaars (de ALV) en het bestuur. De beheerder is een derde partij die u inhuurt.
| Wie is het? | Wat doet het? | |
|---|---|---|
| De ALV | Alle eigenaars samen | Neemt de belangrijke besluiten: begroting, jaarrekening, onderhoud, benoeming van het bestuur en de kascommissie |
| Het bestuur | Eén of meer eigenaars (of een externe bestuurder), benoemd door de ALV | Vertegenwoordigt de VvE, roept de ALV bijeen, voert besluiten uit en is eindverantwoordelijk |
| De beheerder | Een externe partij met een beheerovereenkomst | Voert taken uit voor het bestuur: administratie, financiën, de ALV organiseren en eventueel technisch beheer |
De ALV benoemt het bestuur met een gewone meerderheid. Het bestuur sluit vervolgens namens de VvE een overeenkomst met de beheerder. De beheerder werkt dus voor het bestuur, niet in plaats van het bestuur.
Welke regels gelden er?
Bij een vraag over bevoegdheden kijkt u altijd in deze volgorde:
- De wet (Burgerlijk Wetboek, boek 5). Die gaat altijd voor.
- De splitsingsakte en het splitsingsreglement. Hierin staat bijvoorbeeld welke meerderheid nodig is voor een besluit.
- Het huishoudelijk reglement. Praktische afspraken, zoals over de fietsenberging of huisdieren.
Een lagere regel mag nooit in strijd zijn met een hogere. Staat in het huishoudelijk reglement iets wat het splitsingsreglement anders regelt, dan geldt het splitsingsreglement.
Wat doet het bestuur, en wat de beheerder?
Een handige vuistregel: het bestuur bepaalt het beleid, de beheerder voert het uit. In de praktijk ziet dat er zo uit:
| Onderwerp | Het bestuur | De beheerder |
|---|---|---|
| De ALV | Stelt de agenda vast en roept de vergadering bijeen | Stelt de stukken op, verstuurt de uitnodiging, notuleert en houdt de besluitenlijst bij |
| Geld | Keurt betalingen goed en bewaakt de begroting | Doet de boekhouding, int de bijdragen en maakt de jaarrekening en begroting |
| Onderhoud | Kiest binnen het ALV-besluit een aannemer | Vraagt offertes op, vergelijkt ze en begeleidt het werk (bij technisch beheer) |
| Eigenaars | Spreekt eigenaars aan op afspraken en het reglement | Beantwoordt vragen, verwerkt verhuizingen en stuurt herinneringen |
| Spoed | Geeft vooraf een mandaat tot een bepaald bedrag | Handelt calamiteiten direct af binnen dat mandaat |
Een beheerder die zelf beleid gaat maken, neemt besluiten waar de eigenaars niet over hebben gestemd. Een bestuur dat alles bij de beheerder legt, verliest het overzicht en blijft toch aansprakelijk. Het werkt het best als beide partijen weten waar hun taak begint en ophoudt. Samen maakt u het dan makkelijk.
Kan een beheerder ook bestuurder zijn?
Ja, dat kan. Sommige VvE's, vaak kleine of slapende VvE's waar niemand bestuurder wil worden, benoemen een externe bestuurder. Dat moet de ALV dan formeel besluiten, en de beheerder wordt als bestuurder ingeschreven bij de KvK. Zonder zo'n benoeming is de beheerder geen bestuurder en staat hij ook niet als bestuurder bij de KvK.
Let op: de VvE zelf en haar bestuurders moeten bij de KvK ingeschreven staan. Na elke bestuurswissel geeft u dat door. Dat vergeten VvE's nogal eens, en dan kan bijvoorbeeld de bank moeilijk gaan doen.
De kascommissie en decharge
Het bestuur legt jaarlijks verantwoording af aan de ALV. Daarbij spelen twee dingen een rol:
- De kascommissie bestaat uit minimaal twee eigenaars die de ALV benoemt. Zij controleren de jaarrekening en de boekhouding, en brengen verslag uit aan de ALV. Een bestuurslid mag niet in de kascommissie zitten. Een partner van een bestuurder mag juridisch wel, maar dat is niet verstandig.
- Decharge is het besluit waarmee de ALV het bestuur ontslaat van aansprakelijkheid voor het gevoerde beleid, op basis van de jaarstukken. De ALV kan ook apart decharge verlenen aan de kascommissie.
Een goede beheerder maakt het de kascommissie makkelijk. Bij ons kijken bestuur en kascommissie gewoon mee in het online portaal, met alle facturen en afschriften erbij.
Wat legt u vast in de beheerovereenkomst?
Duidelijke afspraken voorkomen gedoe. Let bij een beheerovereenkomst in elk geval op deze punten:
- Welke taken de beheerder uitvoert, en wat daarbuiten valt
- Wie betalingen klaarzet en wie ze goedkeurt
- Het mandaat bij spoed, bijvoorbeeld tot € 5.000 per geval
- Reactietijden voor gewone vragen en voor spoed
- Hoe achterstanden worden ingevorderd, volgens de wettelijke incassoregels (WIK)
- Hoe de beheerder het bestuur informeert, en hoe vaak
- De looptijd en de opzegtermijn
Bij MX staan deze afspraken in de overeenkomst en onze algemene voorwaarden. Wij reageren binnen 3 werkdagen en bij spoed binnen 24 uur.
Hoe wij werken
Het bestuur houdt bij ons de regie, wij nemen het werk uit handen. Met het pakket Essentieel doen wij het organisatorische, administratieve en financiële beheer, inclusief de hele ALV. Met Volledig ontzorgd komt daar het technisch beheer bij. Is er geen bestuur meer, lees dan over het activeren van een slapende VvE.
Benieuwd wat dat voor uw VvE kost? Bereken direct een prijsindicatie, of lees zelfbeheer of een beheerder: eerlijk vergeleken.
Veelgestelde vragen
Is de VvE-beheerder aansprakelijk als er iets misgaat?
Voor zijn eigen werk wel, bijvoorbeeld als hij een fout maakt in de boekhouding. Maar tegenover de eigenaars blijft het bestuur verantwoordelijk voor het beleid. Daarom is het belangrijk dat het bestuur meekijkt en betalingen goedkeurt.
Mag de beheerder zelf beslissen over onderhoud?
Alleen binnen wat de ALV heeft besloten en het bestuur heeft afgesproken. Groot onderhoud gaat altijd via de ALV. Voor spoed, zoals een lekkage of een kapotte voordeur, geeft het bestuur de beheerder vooraf een mandaat tot een vast bedrag.
Wie benoemt het bestuur van een VvE?
De ALV, met een gewone meerderheid van stemmen, tenzij het splitsingsreglement iets anders bepaalt. Het bestuur kan uit één of meer eigenaars bestaan, of uit een externe bestuurder.
Heeft een VvE met een beheerder nog een bestuur nodig?
Ja. Een VvE moet altijd een bestuur hebben dat de vereniging vertegenwoordigt. De beheerder neemt taken over, maar niet de verantwoordelijkheid. Wil niemand bestuurder worden, dan kan de ALV een externe bestuurder benoemen.
Mag een bestuurslid in de kascommissie zitten?
Nee. De kascommissie controleert juist het bestuur. Kies daarom minimaal twee eigenaars die geen bestuurslid zijn.
Vragen over dit onderwerp?
Bel of mail ons gerust. We denken graag vrijblijvend met uw bestuur mee.
06 24 69 38 51 · info@mxvvebeheer.nl
