De algemene ledenvergadering (ALV) is het belangrijkste moment van het VvE-jaar. Hier worden de jaarrekening en de begroting vastgesteld, het bestuur gekozen en besluiten over onderhoud genomen. Een goed voorbereide ALV verloopt rustig en levert duidelijke besluiten op. Een slecht voorbereide ALV eindigt vaak in discussie en uitstel.
Zes tot acht weken van tevoren
- Datum en locatie prikken. Kies een tijdstip waarop de meeste eigenaars kunnen, en een ruimte die groot genoeg is.
- Jaarrekening laten opmaken en een afspraak maken met de kascommissie voor de controle.
- Begroting voor het komende jaar opstellen. Zie ook de VvE-begroting: waar let u op?
- Onderhoud in kaart brengen. Welke besluiten over onderhoud moeten worden genomen? Zijn de offertes al binnen?
De agenda
Een gebruikelijke agenda ziet er zo uit:
- Opening en vaststellen van de agenda
- Notulen van de vorige vergadering
- Jaarverslag van het bestuur
- Jaarrekening en verslag van de kascommissie
- Decharge (kwijting) van het bestuur voor het gevoerde beleid
- Begroting en de bijdrage voor het komende jaar
- Onderhoud en het meerjarenonderhoudsplan (MJOP)
- Verkiezing van bestuursleden en de kascommissie
- Rondvraag en sluiting
Wilt u een besluit nemen over iets bijzonders, zoals een grote renovatie of een wijziging van het huishoudelijk reglement? Zet het dan als apart, duidelijk omschreven punt op de agenda. Over punten die niet op de agenda staan, kan in de regel geen geldig besluit worden genomen.
De oproeping
- Let op de termijn. Het splitsingsreglement schrijft voor hoe lang van tevoren u de eigenaars moet uitnodigen. Vaak is dat minimaal twee weken. Kijk het na in uw eigen reglement.
- Stuur alle stukken mee: agenda, notulen, jaarrekening, begroting en eventuele offertes of voorstellen.
- Voeg een volmachtformulier toe, zodat eigenaars die niet kunnen komen iemand anders kunnen machtigen om te stemmen.
Tijdens de vergadering
- Presentielijst. Laat iedereen tekenen en noteer de volmachten.
- Quorum controleren. Veel reglementen eisen dat een minimaal deel van de stemmen aanwezig of vertegenwoordigd is. Wordt dat niet gehaald, dan volgt meestal een tweede vergadering waarin die eis niet geldt.
- Per besluit duidelijk stemmen en de uitslag hardop benoemen. Sommige besluiten vragen een gekwalificeerde meerderheid.
- Tijd bewaken. Een goede voorzitter houdt de discussie bij de agenda.
Na afloop
- Notulen binnen een paar weken rondsturen, met een aparte besluitenlijst.
- Actiepunten verdelen: wie doet wat, en wanneer?
- Nieuwe bijdrage doorvoeren als de begroting is gewijzigd.
Bij ons organisatorisch beheer nemen we de voorbereiding, het voorzitten en de notulen van de ALV over. Het bestuur hoeft alleen nog te komen.
Vragen over dit onderwerp?
Bel of mail ons gerust. We denken graag vrijblijvend met uw bestuur mee.
06 24 69 38 51 · info@mxvvebeheer.nl
